クラウド型会計ソフトを使って自計化を進める場合に必要となる事前準備について

こんにちは、豊橋の税理士　提中です。

本日はクラウド型会計ソフトを導入する際に事前に準備しておくべき事項について解説します。

クラウド型会計ソフトはインストール型会計ソフトと異なり、インターネット経由でソフトに
アクセスし、場所・時間・人を選ばずに使用できる点が大きな特徴です。

インターネット上にソフトウェアが置かれていることから他サービスとの連携が取りやすく、
うまく活用することで、事務負担を大きく軽減させることが可能となります。

しかしながら、単純にクラウド型会計ソフトを導入するだけでは十分にその真価を発揮することは
叶いません。有効活用するためにはいくつか準備すべき事項があります。

今回はその点を深堀して解説していきます。

提中

対象読者
・インストール型会計ソフトからクラウド型会計ソフトへの切り替えを検討されている方

・クラウド型会計に切り替えたが十分に活用ができていないと感じている方

そもそもクラウド型会計ソフトとは何か
クラウド型会計ソフトを有効活用するための事前準備
まとめ

そもそもクラウド型会計ソフトとは何か

ユーザーがインターネット経由でアクセスして使用するサービスをクラウドと言います。
そして、クラウド型会計ソフトはインターネットでアクセスして、オンラインで使用する
会計ソフトということになります。

このように、クラウド型会計ソフトの特徴の一つ目は、オンライン上でソフトウェアの使用ができる
ことです。これにより、例えば複数拠点がある会社においても、別々の場所から一つのデータに
アクセスして仕訳入力ができるようになります。

二つ目の特徴は、オンライン上に存在する他システムとの連携が行える点です。
例えばインターネットバンキングと連携、クレジットカードと連携、POSシステムとの連携等が
行えます。そして接続された情報はクラウド型会計ソフトにおいて自動仕訳がされ、経理メンバーの
負担を削減してくれます。

代表的なクラウド型会計ソフトとしては、弥生会計オンライン、freee会計、MFクラウド会計
の3つがあります。

それぞれの特徴についてはまた改めて記事にします。

クラウド型会計ソフトを有効活用するための事前準備

①インターネットバンキング（以下、IB）

クラウド型会計ソフトと銀行口座を連携させるためには、連携させる銀行口座がIBに対応していることが必須です。
そのため、紙の通帳しかお持ちでない方は、クラウド型会計導入のタイミングでIB契約をしていただくことが必要になります。

対応する口座がない場合は新たに別銀行で口座開設が必要となります。

どこで作るべきかという点では、ネット銀行がお勧めです。
なぜなら次のような特徴があるからです。

・そもそもネット銀行のためデフォルトでIBが使用できる
・短時間で口座開設が可能
・振込手数料が安い

とりわけ個人的にはGMOあおぞらネット銀行が一押しです。
上記に加え、次のような特徴があるからです。

・ダイレクト納付に対応　→　e-Tax（国税）、eLTAX（地方税）を使用して税金納付が可能
・社会保険料の振替口座の指定が可能
・Pay-easy対応

メリット多数の法人口座、開設はネットで完結！【GMOあおぞらネット銀行】

②法人口座に紐づく法人向けクレジットカードorデビットカード

上記の法人口座を引き落とし先に指定したクレジットカードを作りましょう。
作成したクレジットカードとクラウド型会計ソフトを連携させれば、クレジットカードの明細
データが会計ソフトに連動され、会計ソフト側で自動的に仕訳を起票してくれます。

クレジットカードの作成が難しい場合には、デビットカードでも構いません。
デビットカードで支払いをすることで、現金による支払を減らすことができます。
とにかく自計化を進める上では、現金での支払いを0に近づけることが重要です。

なぜ、現金で支払いをすると自計化の妨げになるのでしょうか。
それは支払の履歴がクレジットカードにも口座にも残らないため、支払履歴を会計ソフトに
連携させることができないためです。

残念ながら、現金支払いの場合には、次のいずれかでの対応が必要となります。
②③の対応をとることで多少手間は削減できますがやはり極力現金支払いはしないことが
大事となります。

① 自分で会計ソフトに入力する
② PDFに変換し、クラウド型会計ソフトに取り込む
③ スマホで撮影し、クラウド型会計ソフトに取り込む